Overview ODV-robot

Gefeliciteerd! Je hebt gekozen voor de meest intelligente oplossing, voor de jaarlijkse berekening van de ODV-voorzieningen. Maar, hoe ga je nu zo efficiënt mogelijk aan de slag met de ODV-robot? Dat lichten wij onderstaand graag toe.

Introductievideo ODV-robot

Import Service

Heb je meer dan 50 dossiers aan te maken, dan ondersteunen wij je graag bij het aanmaken en het vullen van de dossiers. Meer informatie vind je hier

Jaarlijkse- & handmatige berekeningen

De ODV-robot voert jaarlijks volledig geautomatiseerd de ODV-berekeningen uit, voor alle actieve dossiers. Deze ‘job’ vindt altijd plaats op de derde donderdag van januari (meer informatie).

In de tussentijd kun je de gewenste ODV-dossiers aanmaken en daar de berekeningen ‘handmatig’ voor uitvoeren. Daarna ‘lopen’ de dossiers automatisch mee in de jaarlijkse ODV-job.

Voor meer informatie over de werking van de berekeningen van de ODV-robot, klik je hier.

Dossieroverzicht

Na het starten (Startmenu (linksboven) -> ODV-robot) van de ODV-robot, wordt het dossieroverzicht getoond. Indien je de ODV-robot voor de eerste keer start, tref je een leeg scherm aan omdat er nog geen dossiers aanwezig zijn.

Zodra een eerste dossier is toegevoegd, wordt in het dossieroverzicht de belangrijkste berekeningsinformatie getoond. Handig, omdat je zo snel kunt zien wat de resultaten zijn. Daarnaast kun je het overzicht inzetten als management informatie, welke overigens ook te exporteren is. 

Om een dossier te openen, klik je eenvoudigweg op het gewenste dossier.

Een dossier kan maar door één persoon tegelijk worden geopend. Indien een collega een dossier reeds geopend heeft, verschijnt er een melding om je daar op te attenderen.

Daarnaast zijn de volgende belangrijke functies opgenomen in het dossieroverzicht:

Nieuw
Middels ‘Nieuw’ start je een nieuw dossier.

Bulk download
Hiermee download je de laatste rapporten van alle actieve dossiers in één keer. Uiteraard kun je de bulk download op ieder gewenst moment gebruiken, maar de functie is speciaal ontwikkeld om alle gegenereerde rapporten te downloaden, die ná de geautomatiseerde jaarlijkse berekening klaar worden gezet.

Export
Hiermee exporteer je alle zichtbare informatie uit het Dossieroverzicht naar Excel.

Berekeningsstatus
Middels een oranje of groen bolletje, wordt aangegeven of de berekening uitgevoerd kan worden. Deze functie is ontwikkeld om zichtbaar te maken welke dossiers geautomatiseerd door de ODV-robot doorgerekend kunnen worden in de jaarlijkse run. Actieve dossiers (zie Status) met een oranje bolletje, kunnen niet doorgerekend worden. Bijvoorbeeld vanwege onvolledige dossierdata.

Status
Net als andere FinSourceOne applicaties, kent de ODV-robot een smart dossieropbouw. Hierdoor heb je nog maar één dossier per klant nodig. Deze functionaliteit noemen wij ‘Next’. Hoe Next precies werkt, leggen wij hier uit.

Omdat je nog maar één dossier per klant nodig hebt, kent een dossier altijd de status ‘Actief’. Deze status wordt dan ook automatisch ingesteld bij het aanmaken van een dossier.

Echter, het kan natuurlijk voorkomen dat de status ‘Actief’ niet meer nodig of gewenst is. Dan kun je de status middels de toggle op ‘Archief’ zetten. Vanaf dat moment is een dossier niet meer te openen/te bewerken en wordt het dossier niet meer door ons belast. 

Download (rapport)
Met deze functie download je een individueel rapport.

Invoer van de gegevens 

Een ODV-dossier bestaat uit drie tabbladen, die onderstaand worden toegelicht. Hoewel een ODV-dossier uit een beperkt aantal vragen bestaat, hebben wij de functie ‘Infinite scrolling’ geïmplementeerd. Dit betekent dat je niet meer door de tabbladen heen hoeft te klikken, maar dat je gewoon door de vragenlijst kunt scrollen. Waarbij je automatisch door de tabbladen heen scrolt.

Een indicator geeft aan op welk tabblad je bent.

Dossierinformatie
Op dit tabblad leg je de dossiernaam vast en voer je de klant op. Vanwege de smart dossieropbouw met de functie Next en een centrale opslag van klantgegevens, verdienen beide onderdelen een toelichting.

Zoals reeds aangegeven, heb je met Next nog maar één dossier per klant nodig, omdat je binnen een Smart Klantdossier subdossiers kunt aanmaken. Zodra je met Next een subdossier aanmaakt, worden alle gegevens automatisch overgenomen uit het voorgaande (sub)dossier. Dit betekent dat ook de dossiernaam automatisch wordt overgenomen. Kies daarom de dossiernaam zorgvuldig, deze blijft gedurende de looptijd van het dossier in gebruik. 

Meer toelichting over de exacte werking van Next en het hergebruik van de dossiernaam vind je hier.

Zoals bovenstaand aangegeven, worden klantgegevens voortaan centraal opgeslagen. Hierdoor is het mogelijk om de dossiers van alle huidige en toekomstige (advies)applicaties, te koppelen aan dezelfde klant. Met als toekomstig doel, het creëren van een centraal overzicht van alle (advies)dossiers die behoren bij een klant. Inclusief de belangrijkste berekeningsinformatie.

Deze functie noemen wij Klant CRM. Voor een nadere toelichting verwijzen wij graag naar de ondersteuning over het ‘Klant CRM’ 

Uitgangspunten

Op dit tabblad zijn de gebruikelijke invoervelden en de invoervelden die een nadere toelichting behoeven opgenomen. Deze toelichting tref je onderstaand aan.

Einde laatste boekjaar vóór omzetting
Aangezien het einde van het boekjaar niet per definitie samenvalt met de omzettingsdatum van de ODV, kun je hier de einddatum van het boekjaar vóórafgaand aan de omzettingsdatum opgeven. De ODV-Robot berekent dan op basis van deze door jou opgegeven datum voor elk boekjaar de jaarlijkse rentelast.  

Datum omzetting
De datum van omzetting is van belang voor de bepaling van het eerste ODV-saldo. Bovendien is deze datum in de uitstelfase het uitgangspunt voor de oprenting van het ODV-saldo in de daaropvolgende kalenderjaren, indien gekozen wordt voor de berekeningsmethode 'Omzettingsverjaardag'. Hetzelfde geldt als een reeds ingegaan pensioen wordt omgezet in een ODV in de uitkeringsfase. De berekeningsmethodiek wordt verderop toegelicht.

Berekeningsjaar
Het ODV-saldo dient jaarlijks te worden vastgesteld. Het berekeningsjaar bepaalt in welk jaar wordt gerekend, rekening houdend met de geselecteerde berekeningsmethode. Bij de Next-dossiers wordt het berekeningsjaar automatisch voor je aangepast.  

Berekeningsmethode
Je kunt hier voor de uitstelfase 2 berekeningsmethoden selecteren: Berekening op basis van de Balansdatum of de Omzettingsverjaardag.

De berekening op basis van balansdatum is gekoppeld aan de opgegeven datum bij 'Einde laatste boekjaar vóór omzetting'. De berekening op basis van omzettingsverjaardag is gekoppeld aan de ‘Datum omzetting’.

Deze keuze is van toepassing op de gehele uitstelfase, dus tot de ingangsdatum van de uitkeringen. Vanaf de ingangsdatum van de ODV-uitkeringen, wordt het ODV-saldo namelijk jaarlijks berekend op de Uitkeringsverjaardag.  

Fiscale pensioenverplichting bij aanvang boekjaar van omzetting
Deze vraag is uitsluitend van toepassing, indien gekozen is voor de berekeningsmethode op basis van Balansdatum. Deze waarde is nodig, om de totale last over het gehele boekjaar in het jaar van omzetting te kunnen bepalen.

Fiscale pensioenverplichting 1 januari omzettingsjaar
Deze vraag is uitsluitend van toepassing, indien gekozen is voor de berekeningsmethode op basis van de Omzettingsverjaardag. Deze waarde is nodig, om de last over het gehele boekjaar in het jaar van omzetting te kunnen bepalen.

Is het pensioen bij omzetting reeds ingegaan
Bij deze vraag geef je met ‘Ja’ aan, dat een uitkerende pensioenvoorziening is omgezet in een ODV. Je hoeft nu geen ingangsdatum voor de ODV meer op te geven, dat is automatisch de omzettingsdatum.

Uitgekeerde pensioen in omzettingsjaar
Deze vraag wordt uitsluitend gesteld indien ‘Is het pensioen bij omzetting reeds ingegaan’ met ‘Ja’ is beantwoord. Hier geef je de werkelijke uitkering tot het moment van omzetting op. Je geeft dus geen jaarbedrag, maar de pro rata uitgekeerde pensioenaanspraak op. Deze uitkering wordt betrokken in de berekening van de rentelast in het jaar van omzetting.

Fiscale pensioenverplichting op datum omzetting
De fiscale pensioenverplichting op de datum omzetting, is gelijk aan het eerste ODV-saldo, dat nadien opgerent wordt.

Afwijkende ingangsdatum uitkeringen
De ODV-uitkeringen gaan in beginsel in op de AOW-leeftijd. Indien gewenst mag hiervan afgeweken worden. De uitkeringen mogen van 5 jaar vóór, tot 2 maanden ná de AOW-leeftijd van de gerechtigde starten.

Ingangsdatum ODV uitkeringen
Geef hier de afwijkende ingangsdatum op, indien van toepassing. De vragen in de ODV-Robot hebben validaties. Deze afwijkende datum wordt getoetst op de hierboven genoemde periode waarin de uitkeringen mogen starten. Indien je een datum invult die buiten de toegestane periode valt, toont een melding de toegestane eerste en laatste datum van ingang.

Berekening

En dan als laatste de vragen die op het tabblad ‘Berekening’ worden gesteld.

Periode uitkeringen
De ODV-uitkeringen dienen minimaal jaarlijks plaats te vinden. Kortere tussenpozen zijn ook mogelijk. Waarschijnlijk worden de ODV-uitkeringen in maandelijkse termijnen uitgekeerd. Vergeet niet de ODV-overeenkomst hierop te controleren. Die is immers leidend.

Marktrente t.b.v. prognose
De ODV-Robot maakt op basis van de opgegeven grondslagen, een berekening van het ODV-saldo in het gekozen berekeningsjaar.  

Daarnaast wordt ook een prognoseberekening uitgevoerd voor zowel de uitstelfase als de uitkeringsfase. Indien de ODV-uitkeringen nog niet ingegaan zijn, wordt de opgegeven fictieve marktrente t.b.v. de prognose gebruikt voor de periode vanaf het huidige berekeningsjaar tot aan de ingangsdatum van de ODV-uitkeringen. Vervolgens wordt de eerste ODV-uitkering bepaald. Daarna wordt ook gedurende de uitkeringsfase met dit opgeven percentage rekening gehouden.  

Indien de ODV-uitkeringen reeds zijn ingegaan, wordt de opgegeven marktrente t.b.v. de prognose gebruikt om een indicatie van de ontwikkeling van de hoogte van het ODV-saldo en de ODV-uitkeringen te geven. Het opgegeven rentepercentage bepaalt immers de stijging van de uitkering.

Voorbereidend op toekomstige onzekere ontwikkelingen, is het mogelijk om zowel een positieve als een negatieve marktrente in de prognose te gebruiken. 

Functies invoerscherm

Ook bij de invoer van een dossier zijn er enkele functies die wij graag toelichten. De gebruikelijke iconen zoals annuleren, opslaan en verwijderen laten wij hierbij even voor wat ze zijn.

Calculator
Met dit icoon start je de berekening. Indien de calculator groen wordt getoond, zijn er voldoende gegevens aanwezig om de berekening uit te voeren.

Download (rapport)
Hiermee open je een rapport in PDF. Vanwege de robotiseringfunctie in de ODV-robot, zijn de rapporten niet te bewerken. Een rapport is beschikbaar zodra de berekening is uitgevoerd.

Resultaten
In dit scherm worden de berekeningsresultaten getoond, zodra de berekening is uitgevoerd. Het betreffen overigens dezelfde resultaten als in het Dossieroverzicht en natuurlijk het rapport.

Meldingen
Indien er openstaande meldingen zijn, worden deze hier getoond. Door op een melding te klikken, word je automatisch doorgezet naar de betreffende vraag. Op basis van de openstaande meldingen, wordt tevens de markering voor de ‘Berekeningsstatus’ in het Dossieroverzicht aangestuurd.

Zodra alle meldingen zijn opgelost, kan het dossier rekenen en worden de belangrijkste berekeningsresultaten op het resultatenscherm getoond. 

Documenten module

Hoewel rapporten via het dossier zelf te raadplegen zijn, worden de rapporten van alle (advies)applicaties centraal opgeslagen in de module ‘Documenten’.

Afhankelijk van je licentie, tref je hier verschillende mappen aan. In ieder geval zijn de volgende mappen beschikbaar op basis van jouw ODV-robot licentie:

  • Mijn documenten: hier kun je eigen documenten uploaden.
  • ODV-robot: hier staan de rapporten van al je laatste (sub)dossiers, ongeachte de status Actief/Archief. 
  • Voorwaarden & AVG: informatie over onze Algemene Voorwaarden en de AVG.

Accounts toevoegen

Je kunt voor de ODV-robot standaard tot 5 accounts aanmaken. Klik hier voor meer informatie.